Fungsi dan tujuan administrasi – Definisi administrasi menurut KBBI adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Lebih singkat lagi, administrasi diartikan sebagai kegiatan kantor dan tata usaha, atau yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan.
Dalam ilmu administrasi, yang termasuk sebagai unsur-unsur administrasi antara lain adalah organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketatausahan, dan hubungan masyarakat atau public relations.
Kegiatan administrasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan perkantoran dan organisasi. Hal ini karena tugas-tugas administrasi sangat penting, misalnya yaitu membuat jadwal agenda, menginput data perusahaan, merekap dan mengarsip dokumen, menerima panggilan masuk dan surat masuk, dan masih banyak lagi tugas administrasi lainnya.
Fungsi-fungsi administrasi membuat operasional perusahaan tetap berjalan lancar dan tidak terjadi kekacauan. Tanpa adanya administrasi, maka sebuah perusahaan akan menjadi kacau dan kurang sinkron satu sama lain pada tiap-tiap sumber daya manusianya.
(baca juga fungsi manajemen)
Fungsi Administrasi
Di bawah ini adalah beberapa fungsi administrasi beserta penjelasannya, yang terdiri dari planning, organizing, coordinating, reporting, budgeting, staffing, dan directing.
1. Planning (Perencanaan)
Planning merupakan sebuah penyusunan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, misalnya dalam pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing adalah suatu aktivitas menyusun dan membangun suatu komunikasi kerja antara anggota-anggota sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai suatu tujuan-tujuan yang telah ditargetkan.
3. Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting adalah suatu aktivitas yang mengelola dan perencanaan yang berkepanjangan yang berhubungan dengan keuangan atau anggaran dalam sebuah perusahaan.
6. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada sebuah organiasi mulai dari merekrut sebuah tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi suatu daya guna yang maksimal kepada organisasi.
7. Directing (Pengarahan)
Directing merupakan salah satu fungsi manajemen yang berinteraksi dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilakukan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang sudah ditentukan semula.
Tujuan Administrasi
Di bawah ini adalah beberapa tujuan administrasi yang berguna bagi pihak yang menjalankan perusahaan atau organisasi.
- Memantau aktivitas administrasi dalam perusahaan.
- Menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaan.
- Menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan engorganisasian.
- Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.
- Melakukan evaluasi dan perbaikan kinerja perusahaan agar menjadi lebih baik.
Nah itulah penjelasan fungsi dan tujuan administrasi menurut para ahli beserta penjelasannya. Kegiatan administrasi memang memiliki fungsi penting bagi operasional perusahaan dan organisasi.
Facebook Tweet Whatsapp